Depuis quelques années le travail en méthode agile prend place dans toutes les sociétés.
Beaucoup d’équipes projets passent progressivement d’un fonctionnement en cycle en V à une approche centrée autour de l’Agilité ou à défaut tentent de faire coexister les deux mondes. Ce changement de méthode s’accompagne inévitablement d’une évolution dans les outils employés par les équipes, le suivi des projets agiles nécessitant d’utiliser quotidiennement différentes applications spécifiques.

Pendant mes stages, mon alternance ou encore mon projet actuel, j’ai été amenée à utiliser 4 supports différents pour les méthodologies agiles :

• JIRA
• TRELLO
• Time Performance
• Un simple tableau de bord avec des Post-It

On peut toutefois trouver encore bien d’autres applications susceptibles de répondre à ce besoin, comme Airtable ou Visual Studio Team Services (VSTS).

Dans cet article, je vais ainsi tenter de présenter ces différentes applications en listant leurs avantages et leurs inconvénients. Nous verrons en définitive que bien que ces applications soient très similaires au niveau de leurs principales fonctionnalités, chacune possède des spécificités qui pourront répondre plus précisément aux besoins d’une personne, d’une équipe ou d’une société en particulier.

JIRA

Jira est un système dédié au suivi de bugs, à la gestion des incidents et à la gestion de projets. Il est développé par Atlassian©.

Je pense que toute personne ayant travaillé sur un projet agile a au moins une fois entendu parler de «JIRA ». Le mot entre presque dans le langage courant lorsqu’on travaille sur un projet agile.

Jira est une application payante pour le suivi des différents projets agiles, mais il existe une version gratuite pour les projets d’études.

Les avantages :

• Gestion de plusieurs projets en même temps pour une équipe ou pour plusieurs indépendants. Cela permet aux équipes de communiquer et de suivre l’avancement de leurs projets respectifs. Par exemple si une équipe 1 dépend du développement d’une équipe 2, elle peut créer un ticket spécifique dans JIRA adressé à l’équipe 2 demandant à prioriser une tâche spécifique pour la débloquer.
• Vision rapide des tickets : les tickets créés dans le backlog peuvent être affichés en fonction des sprints ou des versions en cours. Des filtres facilitent la recherche.
• Des SLAs : il est possible d’appliquer des règles qui seront exécutées automatiquement dans les requêtes pour savoir par exemple le nombre des P1, P2, le nombre de tickets traités par équipe ou par mois,etc.
• Des rapports en temps réel : des vues graphiques permettent de suivre l’avancement de la résolutions des incidents, des bugs. Ces rapports sont très utiles pour le métier qui peut faire le suivi du projet, mais ils intéressent aussi les équipes pour savoir comment avancent les choses, combien de temps a été consacré à une tâche, et analyser comment améliorer l’efficacité.
• Interface facile pour les utilisateurs : L’interface de Jira est assez claire et facile d’accès. Une formation d’une heure ou deux peut toutefois se révéler nécessaire pour bien connaître l’outil et ses possibilités.
• Possibilité d’étendre les fonctionnalités grâce à la marketplace même si les coûts peuvent vite être conséquents.

Les inconvénients :

• Gestion des mails : Il existe aujourd’hui des templates de mail pour les utilisateurs mais qui ne sont pas nativement customisables (sauf achat d’une extension dans le marketplace). Ce point pourrait être amélioré d’autant plus que le recours aux mails alourdit les projets et l’attention des utilisateurs.
• Pour rajouter un statut dans le workflow, il faut que l’utilisateur dispose d’un statut administrateur. Souvent, il ne peut donc être configuré que par l’équipe qui s’occupe de l’intégration de ce progiciel dans l’infrastructure de la société.
• JIRA peut vite devenir compliqué quand on gère plusieurs projets en parallèle.
• Pas de base de connaissance : Atlassian propose néanmoins un wiki en forme de base de connaissance baptisé “ Confluence” , où les utilisateurs peuvent créer des pages décrivant leurs développements, leurs corrections de bugs, etc. Malheureusement, il n’existe pour l’instant pas de liaison directe entre Confluence et les tickets créés dans Jira.

Trello

Trello est un outil de gestion de projet en ligne inspiré par la méthode de gestion de production appelée Kanban. Son organisation permet d’afficher des projets en colonnes, elles-mêmes listant des cartes, chacune représentant des tâches. Lancée en septembre 2011, l’application a été rachetée par Atlassian en 2017.

Trello est une application gratuite dédiée au suivi des projets agiles, mais c’est aussi un outil de gestion facile à utiliser dans le cadre personnel pour organiser ses différentes tâches.

Comme pour beaucoup d’outils, il existe aussi des versions payantes qui donnent des fonctionnalités supplémentaires.
Trello se présente sous la forme d’un tableau de bord sur lequel on peut épingler des Post-It (des cartes) dans des listes. D’autres options sont ensuite proposées au sein de ces listes : on peut filtrer ou classer les cartes, travailler en mode collaboratif, ajouter des documents, des liens, etc.

Les avantages :

• L’outil convient bien pour les personnes qui ne travaillent que sur un projet en même temps. On peut au besoin le coupler avec un autre logiciel pour gérer une roadmap en parallèle.
• Trello ne génère pas beaucoup de mails. Il s’agit essentiellement de notifications pour un commentaire ou pour une carte déplacée.
• L’interface est accessible via Android, IOS et le Web. Très pratique pour consulter ce qu’il reste à faire ou la progression des tâches pendant la journée si absence d’un poste de travail.
• On peut aussi y accéder depuis n’importe où dans le monde.
• Dans la version payante, on profite :
  • de possibilités d’intégration avec GitHUB, Bitbucket, Google Drive, Dropbox, Salesforce etc.
  • de plus de mémoire pour attacher les dossier.
  • d’une sécurité renforcée

Les inconvénients :

L’interface ne propose pas de graphiques pour visualiser l’avancement de projet, ce qui serait une évolution intéressante. Il est important de noter que les données sont stockées chez Trello.
Trello reste un outil modulaire, flexible et simple de gestion de projet privilégiant la visibilité et la collaboration. Cette vision du pilotage ne répondra bien sûr pas à tous les besoins d’une société ou même d’une équipe (monitoring, suivi des temps, interface avec un CRM, etc.).

Time Performance

Time Performance est un logiciel de gestion de projet en ligne de type PMA ( Project Manager Assistant). C’est un outil souple qui permet de gérer des projets ayant des besoins spécifiques et également d’apporter un suivi complet de l’avancement.

Les avantages :

• Il existe deux versions : gratuite et payante
• Le nombre de projet et d’utilisateurs est illimité dans la version gratuite. La version payante donne l’accès à des fonctionnalités supplémentaires.
• Il gère différents types de projets (classiques, agiles, etc.)
• Il permet le suivi budgétaire
• Il offre une bonne présentation graphique de l’avancement de projet, avec comparaison des différents sprints.
• Il autorise aussi le suivi du temps : chaque utilisateur doit renseigner le temps passé sur chaque tâche, ce qui permet d’avoir un graphique d’avancement

Les inconvénients :

• Il n’y a ni gestion de portefeuille de projets ni gestion de ressources dans la version gratuite.
• La présentation des gestions de tickets par personne n’est pas très pratique. Avec un Post-It par tâche, le défilement de l’écran peut vite devenir compliqué.

Tableau de bord

Retour aux outils terre à terre et tangibles, un tableau de bord c’est tout simplement un tableau blanc avec des Post-It et un feutre pour écrire dessus.

C’est une autre possibilité de faire le suivi des projets en Agile.
Le but est d’écrire les incidents ou les bugs sur les Post-it puis de les mettre sur le tableau de bord et les déplacer à chaque étape pour savoir qui a fait quoi.
Il est souvent utilisé pour compléter les applications Jira et pour offrir, par exemple, une vision claire et du recul sur ce qui doit être fait sur la semaine en cours.

AirTable

Airtable est une application hybride mélangeant tableur et base de données. C’est finalement une super feuille de calcul avec toutes ces fonctionnalités d’analyse augmentée d’une base de données.

Les avantages :

• Il offre différentes options de présentation (tableur en ligne, questionnaire, calendrier, tableau Kanban)
• Il dispose d’une bonne fonction de recherche
• Il comprend des requêtes complexes
• La version gratuite autorise jusqu’à 1200 lignes par base (ce qui laisse une grande marge de manoeuvre)
• Le prix de la version payante dépend du nombre de projets/collaborateurs. Airtable est donc abordable pour les petits projets mais le prix peut vite s’envoler.
• Un simple mail suffit pour ajouter un collaborateur.

Les inconvénients :

Airtable n’est pas optimisé pour gérer une très grande masse de données puisqu’on perd l’effet « tableur » qui plait aux utilisateurs et rend l’application très vite adaptable à son besoin. Il faut aller sur une version payante pour des fonctionnalités de back-up et d’historisation assez essentielles dans certaines équipes ou sociétés. Important à savoir : les données sont stockées chez Airtable.

Visual Studio Team Services

Visual Studio Team Services (VSTS) est une application web orientée développement permettant la collaboration et assurant une complète gestion du cycle de vie d’un projet logiciel (de la planification au déploiement).

Les avantages :

• Il comprend un pack complet pour faire la gestion de projet (Kanban , Agile )
• Il permet la collaboration entre tous les acteurs d’un projet
• La qualité globale du logiciel (fluidité, scalabilité, performance etc.)
• L’interopérabilité avec les différents logiciels de gestion de versions
• La compatibilité avec de nombreux langages de programmation (Java, C#..)
• La compatibilité avec des outils de tests (JUnit etc ..)
• Un outil pensé pour le Continuous Delivery et la Continuous Integration
• Il n’est pas nécessaire d’investir dans du matériel haute performance, maintenir les serveurs etc.

Les inconvénients :

• La version gratuite est limitée à 5 utilisateurs.
• Les nombreuses fonctionnalités peuvent perdre les nouveaux utilisateurs et rendre leur expérience d’utilisation moins bonne
• Une UX encore complexe à prendre en main

Conclusion

Pour vous aider à y voir plus clair, voici un tableau récapitulatif de ce qui a été dit plus haut.

Nous venons de voir ensemble 6 différentes applications pour organiser le suivi de projet le plus Agile possible. Il existe bien sûr encore des dizaines d’autres applications qu’on pourrait utiliser mais cette comparaison n’a pas vocation a être exhaustive, seulement à partager mon expérience et mon point de vue.
Comme nous le voyons sur le tableau récapitulatif, les fonctionnalités proposées par les différents outils sont globalement similaires. Avant d’effectuer un choix, il sera important de se poser les bonnes questions pour identifier son besoin, définir sa grille d’évaluation et réaliser une comparaison approfondie entre les différentes solutions.

Je terminerai ici mon retour d’expérience par quelques questions essentielles à se poser :

• Combien est-on prêt à dépenser pour une application ? Faut-il investir dans des licences ?
• Ce progiciel a-t-il toutes les fonctionnalités nécessaires ?
• Combien de personnes ou d’équipes pourront utiliser en même temps l’application ?
• Permet-il de suivre plusieurs projets de différents types ?
• Profitera-t-on de KPI et de SLAs pour visualiser l’avancement de projet ?

Bonne réflexion !