C’est quoi la gouvernance des données en entreprise ?

De nos jours, toutes les entreprises doivent planifier l’utilisation de leurs données de manière à ce qu’elles soient traitées de manière cohérente, et ce, dans le but de soutenir les résultats commerciaux. Il est ainsi aujourd’hui impératif de déployer un cadre de gouvernance des données adapté à votre organisation et à vos futurs objectifs. Mais qu’entend-on exactement par data gouvernance ou gouvernance des données ? Comment mettre en place une gouvernance data ? Meritis vous aide à faire le point.

Gouvernance des données (ou data gouvernance)

La gouvernance des données est un ensemble de principes, de normes et de pratiques qui garantissent que vos données soient fiables et cohérentes, et que l’on puisse leur faire confiance pour piloter des initiatives commerciales, améliorer la prise de décision et alimenter des transformations numériques. Un programme de gouvernance des données réussi vous permet de faire ces choses d’une manière qui est reproductible, et qui peut évoluer et s’adapter à mesure que les volumes de données – et les sources – augmentent et que les technologies évoluent. En bref, une bonne gouvernance des données signifie que vous pouvez utiliser vos données en toute confiance, aujourd’hui et à l’avenir.

Quels sont les objectifs de la data gouvernance ?

Les principaux objectifs de la data gouvernance pour une entreprise sont les suivants :

• minimiser les risques  opérationnels liés aux données erronées;
• limiter les risques de fuite de données en établissant des règles internes pour l’utilisation des données ;
• mettre en œuvre les exigences de conformité ;
• améliorer la communication interne et externe ;
• accroître la valeur des données en la nettoyant et en l’enrichissant ;
• réduire les coûts liés à la recherche et à la transformation des données;
• assurer la pérennité de l’entreprise par la gestion et l’optimisation des risques.

Le but de la data gouvernance est finalement d’établir des méthodes et des processus pour normaliser, intégrer, protéger et stocker les données d’une entreprise.

Pourquoi s’intéresser à la data gouvernance (ou gouvernance des données) ?

Depuis l’arrivée du RGPD (Règlement général sur la protection des données de l’Union Européenne), la frontière entre la gestion et la sécurisation des données s’est estompée. La gouvernance des données peut aider les entreprises à rester réactives, en particulier lorsqu’elles atteignent une taille telle qu’il n’est plus efficace pour les individus d’effectuer des tâches transversales.

Parmi les principaux avantages que propose la data gouvernance, on recense :

• Une meilleure aide à la décision, plus complète, découlant de données cohérentes et uniformes dans l’ensemble de l’organisation ;
• Des codes de conduite et règles claires pour modifier les processus et les données qui aident l’entreprise et l’informatique à devenir plus agiles et évolutives ;
• Une réduction des coûts dans d’autres domaines de la gestion des données grâce à la mise en place de mécanismes de contrôle centraux ;
• Une efficacité accrue grâce à la possibilité de réutiliser les processus et les données ;
• Une plus grande confiance dans la qualité des données et la documentation des processus de données ;
• Une amélioration de la conformité aux réglementations en matière de données.

Pour atteindre ces objectifs, nombreuses sont les entreprises qui se dotent d’équipes data composées de profils clés pour la mise en place d’une gouvernance de données réussie.

Quels sont les profils clés pour mener à la bien la gouvernance de données d’une entreprise ?

La réponse à cette question varie en fonction du type d’organisation et de la mesure dans laquelle l’entreprise a adopté des pratiques décisionnelles fondées sur les données. Pour les entreprises de tailles importantes on retrouve aujourd’hui trois rôles clés que sont le data manager (qui coordonne les différents acteurs de la gouvernance des données), le data owner (ou propriétaire des données) et le data steward (chargé de l’application des règles associées aux données dont il a la gestion). Les autres entreprises disposent très souvent d’un  data analyste ou d’un consultant en data gouvernance dont les responsabilités sont les suivantes :

• Concevoir et entretenir des systèmes de données et des bases de données ; cela inclut la correction des erreurs de codage et d’autres problèmes liés aux données.
• Extraire des données de sources primaires et secondaires, puis réorganiser ces données dans un format facilement lisible par l’homme ou la machine.
• Utiliser des outils statistiques pour interpréter des ensembles de données, en accordant une attention particulière aux tendances et aux schémas qui pourraient être utiles aux efforts de diagnostic et d’analyse prédictive.
• Démontrer l’importance de leur travail dans le contexte des tendances locales, nationales et mondiales qui ont un impact sur leur organisation et leur secteur.
• Préparer des rapports pour la direction qui communiquent efficacement les tendances, les modèles et les prédictions en utilisant des données pertinentes.
• Collaborer avec les programmeurs, les ingénieurs et les responsables de l’organisation pour identifier les possibilités d’amélioration des processus, recommander des modifications du système et élaborer des politiques de gouvernance des données.
• Créer une documentation appropriée permettant aux parties prenantes de comprendre les étapes du processus d’analyse des données et de dupliquer ou reproduire l’analyse si nécessaire.

Pourquoi suivre des formations en data gouvernance ?

La gouvernance des données exige d’une entreprise qu’elle comprenne et fasse le point sur les exigences réglementaires, les exigences légales et les meilleures pratiques commerciales auxquelles ses données doivent répondre, ainsi qu’elle établisse des règles et adopte des processus automatisés et humains pour faire respecter ces règles.

Les moteurs de la gouvernance des données sont généralement les exigences réglementaires et légales, mais une règle de gouvernance peut également désigner toute pratique à laquelle l’organisation souhaite adhérer. La gouvernance dicte souvent où certains types de données peuvent être stockés et codifie les méthodes de protection des données, telles que le cryptage ou la force des mots de passe. Elle peut également dicter comment sauvegarder les données, qui a accès aux données et quand les données archivées doivent être détruites. Les organisations peuvent fixer des objectifs de gouvernance concernant l’amélioration de la qualité des données ou la suppression des silos qui isolent certaines données.

Pour toutes ces raisons, il est important de se former régulièrement à la data gouvernance. Nous vous invitons à vous rapprocher d’une entreprise spécialisée (comme Meritis) afin de profiter de conseils Data. Vous pouvez également consulter des ressources en ligne comme notre livre blanc sur la Data Gouvernance.

Comment mettre en place une gouvernance data en entreprise ?

La mise en place d’une gouvernance des données en entreprise, aussi incontournable soit-elle, peut s’avérer plus compliquée qu’elle n’y parait.

1. Clarifier ses besoins et ses objectifs

En matière de data gouvernance, la dimension humaine reste importante. Votre stratégie de données doit être claire et facile à communiquer dans un langage simple. Si seul un spécialiste des données est en mesure de comprendre la stratégie, il est peu probable que celle-ci soit couronnée de succès, si tout le monde doit y adhérer. La gouvernance joue un rôle essentiel en soutenant cette stratégie à chaque étape. Il est tentant de s’attaquer à tous les objectifs en même temps, mais il est préférable de commencer par quelques objectifs mineurs et de monter progressivement en puissance à partir de là. Surcharger les agendas de chacun avec une pléthore de tâches liées à la gouvernance des données compromettra probablement vos chances de réussite. Ne sous-estimez pas le temps passé. Vous devez commencer modestement et vous appuyer sur l’élan et le succès du programme de base pour atteindre vos objectifs en matière de gouvernance des données.

2. Fédérer l’ensemble de l’entreprise autour d’une stratégie commune de gouvernance des données

Outre la réalisation du diagnostic des données, il est important que tous les services de l’entreprise soient impliqués dans l’utilisation des données, de la direction générale aux équipes opérationnelles et de terrain, en passant par tous les chefs d’équipe. Tous les collaborateurs doivent bien comprendre les enjeux et les avantages d’une donnée partagée, de qualité et dé-silotée. Pour impliquer l’ensemble de l’entreprise dans cette transition, vous pouvez prévoir de tenir des entretiens individuels ou collectifs, organiser des ateliers pratiques et présenter des études de cas à des groupes de travail. L’essentiel est de susciter l’intérêt et de lancer le projet de gouvernance des données avec des collaborateurs réceptifs, en demande et investis. Vous pouvez également fédérer les équipes autour de la rédaction d’une charte commune de gouvernance des données qui décrit la mission, les principaux objectifs et les rôles de toutes les personnes impliquées.

3. Identifier et hiérarchiser les données existantes

Pour mettre en œuvre une stratégie de gouvernance des données, votre entreprise doit savoir quelles données elle possède déjà. Vous devez savoir les sélectionner, les collecter, les stocker et les utiliser efficacement, d’autant que les données sont à la fois abondantes et facilement perdues. Dans le cadre de ce processus, vous devez commencer par dresser un inventaire de vos données et créer un enregistrement complet des ressources d’information avec les métadonnées pertinentes. Vous pouvez commencer à le faire en faisant l’inventaire de toutes les données présentes dans l’entreprise, en identifiant leurs différentes sources (vos systèmes de gestion, vos sites web, vos réseaux sociaux, vos campagnes de marketing et de publicité, etc.), puis en définissant les points de friction où il y a une perte de valeur due à une mauvaise qualité des données. Vous devez également classifier vos données à savoir analyser les données structurées et non structurées pour les organiser par catégories pertinentes. Enfin, vous devez veiller à organiser et gérer les ensembles de données (tout au long de leur cycle de vie) avec une gestion active des métadonnées et des catalogues de données.

4. Sélectionner les parties prenantes et identifier tous les acteurs des données

La data gouvernance doit être mise en œuvre et soutenue dans toutes les unités opérationnelles, car chacune a un rôle à jouer en matière de surveillance des données. Vous pouvez choisir de désigner ou recruter un directeur des données responsable de la gouvernance des données dans toute l’entreprise. Son rôle sera d’obtenir l’approbation et la priorisation des projets, de gérer les budgets, de recruter du personnel pour le programme et de garantir une documentation complète. Dans les plus petites, confiez ce rôle à un homologue exécutif, tel qu’un responsable BI & Data. Vous pourrez à l’avenir élargir l’équipe du projet en constituant un groupe multidisciplinaire avec les profils suivants : Data Owner (ou propriétaire des données) ; Data Steward (ou responsable des données) ou Data Custodian (gardien des données). Bien entendu, à côté de ces rôles primaires, il existe également des fonctions secondaires telles que les analystes de données, les responsables marketing, les propriétaires/gestionnaires de produits, les gestionnaires de contenu ou de communauté, les gestionnaires de trafic et les concepteurs UX qui utilisent, consomment et analysent les données au quotidien.

5. Etablir une stratégie (règles, processus, et responsabilités)

La mise en œuvre d’un modèle de gouvernance des données peut être plus compliquée que vous ne le pensez. Vous devez d’ailleurs vous appuyer sur des personnes capables de prendre des décisions pour mener à bien votre projet. Pour ce faire, il est nécessaire de répondre au préalable à quelques questions afin de faciliter chaque démarche :

• Où sont stockées les données et comment ?
• Qui a l’accès et la propriété des données au sein de l’organisation ?
• Comment les données seront-elles utilisées et quels seront les flux de données entre les différentes plateformes, unités commerciales et départements de l’organisation ?
• Quelle est la période de validité et quand les données doivent-elles être mises à jour ou supprimées ?
• Qui est responsable de l’élaboration et de l’application des politiques et des procédures ?

La mise en oeuvre d’une stratégie doit être en phase avec la culture de votre entreprise, pour faciliter l’adoption des outils de gouvernance et ainsi répondre aux besoins immédiats et aux exigences générales qui se traduisent par la qualité et la cohérence des données.

6. Evaluer les performances de votre système de gouvernance des données

Les systèmes et les flux de travail pour la gouvernance des données doivent faire l’objet d’un suivi et d’un retour d’information continus. Alors que les nouvelles technologies ont besoin de mises à jour et de corrections de bugs, les personnes ont besoin d’une motivation et de rappels constants. Une fois que vous avez posé les bases de votre stratégie de data gouvernance, mesurez la satisfaction des collaborateurs internes, évaluez la performance des mesures prises, itérez et améliorez progressivement les processus en fonction de votre courbe de maturité. Rien n’est figé dans le déploiement de la gouvernance des données. Soyez aussi agile que possible pour que les méthodes appliquées soient en adéquation avec les objectifs poursuivis.

Qu’en est-il de la gestion des données dans le cloud ?

Aujourd’hui, les entreprises peuvent tirer parti de la gouvernance des données dans le cloud computing pour obtenir une gouvernance des données automatisée et conforme à la réglementation dans un monde où le cloud est roi. Les équipes chargées des données peuvent relever les défis de la gouvernance des données dans le cloud grâce à des outils modernes qui permettent aux ingénieurs des données et aux équipes spécialistes de la conformité d’automatiser la gouvernance des données, les contrôles d’accès aux données et la protection de la vie privée, le tout à partir d’une interface unique. La migration cloud peut nécessiter de confier des tâches à des tiers, mais aussi de se faire aider pour obtenir une vue d’ensemble de votre projet. Vous avez besoin d’aide pour le développement d’applications, la mise en place d’un cadre de gouvernance ou encore la gestion de votre infrastructure cloud ? Nos équipes peuvent vous aider ! Que vous souhaitiez passer au cloud privé, public ou partir sur un modèle hydride, nous vous proposerons différents plans d’analyse et solutions.
Contactez-nous pour nous faire part de vos besoins.

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Mettre en place une data gouvernance peut vous aider à mieux relier vos données à vos résultats commerciaux. En fin de compte, une gouvernance des données efficace exige que les différents intervenants adhèrent au système et maintiennent les processus. Si vous pouvez garder les choses simples, faites-le ! Vous aurez ainsi plus de chances de créer une cohérence et une continuité.