Issu du système de production de Toyota, le lean management apporte une approche pragmatique et efficace pour optimiser les processus, éliminer les gaspillages et maximiser la valeur livrée aux utilisateurs finaux. Voyons comment appliquer les principes de lean management dans la gestion de projet IT.
Lean management : définition
Adopté initialement dans l’industrie manufacturière, le lean s’est progressivement imposé dans divers secteurs, notamment l’informatique, où il est souvent combiné avec des méthodologies agiles comme Scrum ou Kanban.
Quels sont les principes de base du Lean Management ?
Son objectif principal est de créer un flux de travail fluide et efficace, en réduisant tout ce qui ralentit le projet ou n’apporte pas de valeur ajoutée. Cela inclut la simplification des processus de développement, l’optimisation de la collaboration entre les équipes, et la livraison rapide de solutions fonctionnelles grâce à une approche itérative et incrémentale.
Les projets peuvent ainsi gagner en flexibilité, réduire les délais de mise sur le marché et garantir une meilleure satisfaction client. Mais comment appliquer concrètement les principes lean dans un projet IT ? C’est ce que nous allons explorer en détaillant les actions que l’on peut mener sur chacune des phases d’un projet.
Comment appliquer le lean management en phase d’initialisation ?
La phase d’initialisation (cadrage et planification) permet de définir clairement le besoin, les objectifs et les contraintes du projet afin d’assurer une bonne orientation dès le départ. C’est à ce moment que l’on valide la valeur ajoutée du projet et son alignement avec les attentes des parties prenantes.
L’approche lean management dans cette phase consiste à se concentrer sur la valeur ajoutée du projet, à éliminer les incertitudes et à fluidifier la planification via les principales actions suivantes.
Lors d’une activité de cadrage
Voici les points à respecter :
- Impliquer le client dès le début du projet afin d’identifier la valeur pour le client en analysant les besoins réels, les problèmes à résoudre et les bénéfices attendus.
- Cartographier le flux de valeur (Value Stream Mapping) en identifiant les étapes critiques et celles qui sont sources potentielles de gaspillage.
- Définir le MVP (Minimum Viable Product) pour éviter les fonctionnalités inutiles.
- Favoriser l’expérimentation rapide (Lean UX) : créer des prototypes ou maquettes afin de valider rapidement des idées et obtenir des REX avant de débuter les développements.
- Travailler en flux tiré : les développeurs tirent les tâches du backlog lorsqu’ils sont prêts, ce qui limite le multitâche et optimise le flux. Cela permet également une autoresponsabilisation plus forte de l’équipe.
- Valider continuellement tout au long du développement pour éviter l’effet tunnel et les validations lourdes en fin de projet.
Lors d’une activité de planification
Les étapes à suivre dans le cadre d’une activité de planification sont les suivantes :
- Prioriser les fonctionnalités ayant le plus d’impact métier et de valeur pour l’utilisateur final.
- Utiliser la priorisation MoSCoW :
- Must : absolument nécessaires
- Should : importantes mais non critiques
- Could : optionnelles
- Won’t : hors périmètre pour l’instant
- Éviter la surplanification dès le début et privilégier la planification à court terme avec précision tout en gardant une vision globale évolutive à moyen / long terme, surtout dans des environnements changeants.
- Planifier en flux tiré et organiser le travail en fonction de la demande réelle, plutôt que de prévoir des tâches en avance (flux poussé). Cela permet d’adapter la charge de travail aux capacités réelles de l’équipe, d’éviter les surcharges et d’optimiser l’efficacité opérationnelle.
- Impliquer les équipes dans la planification : les membres de l’équipe participent à l’estimation, à l’engagement sur les délais et au découpage des tâches, ce qui augmente la fiabilité des prévisions et renforce la responsabilisation. Il est important de prévoir des créneaux dédiés afin de ne pas y passer trop de temps.
Comment appliquer le lean management en phase de réalisation ?
La phase de réalisation (conception & développement, validation et pilotage) est l’étape où le projet prend forme : les besoins sont validés, les équipes développent, testent et intègrent les fonctionnalités prévues. Tout au long de cette phase, un suivi du pilotage s’avère également nécessaire. Objectif : s’assurer de la qualité et de l’efficacité du projet mais également de son état d’avancement.
L’application du lean management dans la phase de réalisation vise à optimiser la production de valeur, réduire les gaspillages et améliorer la qualité du développement logiciel.
Ci-dessous, quelques exemples d’actions Lean à entreprendre.
Lors d’une activité de conception
Lors d’une activité de conception, l’application du lean management pourrait consister à :
- Organiser des ateliers de co-conception (design collaboratif).
- Réaliser des interviews d’utilisateurs pour affiner la compréhension de leurs besoins et prioriser le backlog par conséquent.
- Cartographier le flux de valeur (Value Stream Mapping) en identifiant les étapes critiques et celles qui sont sources potentielles de gaspillage.
- Définir le MVP (Minimum Viable Product) pour éviter les fonctionnalités inutiles.
- Favoriser l’expérimentation rapide (Lean UX) : créer des prototypes ou maquettes afin de valider rapidement des idées et obtenir des REX avant de débuter les développements.
- Travailler en flux tiré : les développeurs tirent les tâches du backlog lorsqu’ils sont prêts, ce qui limite le multitâche et optimise le flux. Cela permet également une autoresponsabilisation plus forte de l’équipe.
- Valider continuellement tout au long du développement pour éviter l’effet tunnel et les validations lourdes en fin de projet.
Lors de la phase de développement
Voici les étapes correspondantes à l’application du lean management en phase de développement :
- Optimiser le code et les pratiques de développement en encourageant le pair programming et les revues de code pour réduire les erreurs en amont.
- Utiliser le cycle PDCA (Plan-Do-Check-Act) pour améliorer continuellement les processus et la qualité du code.
- Corriger les bugs en priorité pour éviter l’accumulation de dette technique et garantir un code robuste.
Lors des activités de validation et de déploiement
Lors des activités de validation et de déploiement, voici les points à prendre en compte :
- Automatiser les tests et les déploiements (CI/CD) afin de diminuer les coûts et le temps nécessaire pour les réaliser mais aussi pour détecter les bugs rapidement et accélérer la mise en production.
- Éviter le « Big Bang Delivery » et livrer en petites itérations continues plutôt que d’attendre la fin du projet.
- Surveiller le post-déploiement (lean monitoring) et suivre en temps réel les erreurs et les performances.
Lors des activités de pilotage
Enfin, lors des activités de pilotage, le lean management implique les points suivants :
- Adopter une gestion visuelle avec Kanban afin de suivre l’avancement en limitant le Work In Progress (WIP).
- Challenger la pertinence des réunions récurrentes.
- Favoriser les réunions courtes et efficaces.
- Encourager l’auto-organisation et la responsabilisation pour permettre aux équipes de prendre des décisions rapides sans bureaucratie.
- Définir des indicateurs pertinents en début de projet qui reflètent la performance du projet et qui vont permettre de prendre les bonnes décisions.
- Analyser les KPI afin d’évaluer la valeur apportée au client grâce aux feedbacks et aux données analytiques.
- Organiser des rétrospectives régulières dans le but d’identifier les axes d’amélioration avec l’équipe et d’ajuster les processus.
Comment appliquer le lean management en phase de clôture ?
La phase de clôture d’un projet a pour objectif de valider officiellement la fin du projet, en s’assurant que les livrables répondent aux attentes et que toutes les obligations sont remplies.
L’application du lean management pendant cette phase permet de terminer le projet de manière efficace et utile, tout en capitalisant sur l’expérience acquise pour en tirer des enseignements pour améliorer les futurs projets.
Ci-dessous quelques initiatives inspirées du lean management :
- Éviter les rapports ou documents de clôture inutiles, et créer des livrables simples et exploitables pour la suite (synthèse du projet, recommandations, documentation fonctionnelle à jour…).
- Organiser une rétrospective de fin de projet afin d’améliorer les pratiques pour les projets futurs.
- Capitaliser sur l’expérience en créant une fiche de REX synthétique.
- Clôturer efficacement les aspects techniques et organisationnels en faisant une checklist de clôture.
Conclusion
Le lean management constitue une approche puissante pour améliorer l’efficacité, la qualité et la satisfaction client dans la gestion de projet IT. S’il est bien intégré et adapté au contexte spécifique de chaque organisation, il devient un catalyseur de performance et d’innovation. À l’heure où les entreprises doivent faire plus avec moins, le lean offre une voie pragmatique vers des projets plus agiles, plus fiables et davantage centrés sur la valeur en transformant la manière de travailler.
En ce sens, le lean management appliqué à la gestion de projet IT permet de :
- Livrer plus vite et mieux en se concentrant sur la valeur ;
- Éliminer les gaspillages pour maximiser l’efficacité et réduire les coûts ;
- Améliorer la qualité et la satisfaction client avec des livraisons régulières et testées ;
- Créer un environnement de travail plus fluide et motivant pour les équipes.
« Moins de gaspillage, plus de valeur, une équipe plus efficace et un client satisfait ! » Voilà la promesse du Lean en gestion de projet !
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