La RPA (pour Robotic Process Automation) est l’un des acronymes les plus tendances aujourd’hui lorsqu’on parle d’automatisation de processus dans les entreprises. Ces 3 lettres ne vous disent peut-être rien ? Pas de panique, elles n’auront bientôt plus aucun secret pour vous…

La course à la digitalisation

Dans un environnement de plus en plus challengeant et en constante évolution, les entreprises sont en recherche permanente de solutions afin d’améliorer leur compétitivité et leur performance.

Les solutions RPA répondent à ces nouveaux défis en automatisant les processus métiers répétitifs, fastidieux et chronophages ne nécessitant pas ou peu de prise de décisions complexes.

Selon une étude menée par ISG (Information Services Group), le pourcentage d’entreprises utilisant la RPA en Europe devrait doubler d’ici 2020 ! Ainsi, 54 % des entreprises prévoient d’utiliser cette technologie à un stade avancé d’ici 2020, contre 27% actuellement.

Mais concrètement, la RPA, comment ça fonctionne ?

Définition d’un bot

Pour faire simple, les outils RPA répliquent les actions qu’un humain pourrait faire sur une GUI (Graphical User Interface).

Saisir des informations dans un logiciel applicatif, analyser et comparer des données de deux applications différentes, interroger des bases de données etc… telles sont les missions de ces nouveaux petits acteurs qui partagent désormais nos espaces de travail.

Concrètement, ces “robots” (qu’on nomme plus communément “bots”) sont capables d’imiter tout ce qu’un utilisateur peut faire via son clavier et sa souris.

Certains d’entre vous me direz “Super nouvelle ! Ça signifie plus de pause-café !”

Pas vraiment… Ces outils visent avant tout un réel gain de productivité. Plus rapides, plus précis et moins coûteux que l’Homme, ils permettent aux utilisateurs de se libérer du temps certes mais pour se consacrer à des actions présentant une forte valeur ajoutée pour l’entreprise.

Cependant, tous les processus métiers ne sont pas automatisables par la RPA. Ils doivent répondre à des critères bien précis que nous évoquerons dans la prochaine partie.

RPA, pour quelles utilisations ?

Par expérience, c’est l’une des étapes clé de la mise en place d’une solution RPA : le choix du business case à automatiser.

Voici les critères essentiels pour qu’un process soit un bon candidat à la RPA :

• Règles prédéfinies
• Peu d’exception
• Stable
• ROI important (gros volume et/ou grosse fréquence)

L’analyse de ces quatre points passe très souvent par des échanges fréquents avec le métier.

Dès lors que ces conditions sont satisfaites, deux types de déploiement se présentent alors à nous, selon le processus à automatiser : les “attended bots” (bots assistés) et les “unattended bots” (bots non-assistés).

Attended bot

Un “attended bot” est lancé par un utilisateur et exécute des actions directement au niveau du poste de travail à la place de l’être humain.

Typiquement, prenons l’exemple d’un bot qui lit le contenu d’une application, en extrait les données utiles, les traite, les formalise et les envoie par mail. L’utilisateur peut à tout moment reprendre la main pour répondre au mail créé par exemple si le process le requiert puis poursuivre l’exécution. Ainsi, le robot récupère les données du dernier mail, alimente une nouvelle application, stocke toutes les informations dans un fichier log etc.

Le bot est ici le meilleur compagnon de l’utilisateur et l’assiste directement dans ses tâches.

Unattended bot

L’automatisation de certains process peut aussi s’établir au niveau des serveurs, sans quelconque interaction avec un utilisateur. Imaginons une entreprise avec un parc d’une centaine d’ordinateurs non utilisés. Chaque année, elle doit s’assurer que les ordinateurs soient toujours opérationnels. Ainsi, elle déploie plusieurs bots qui vont travailler seuls et vérifier que les ordinateurs fonctionnent toujours via un simple log in log out par exemple.

Ce type de solution est appelé “unattended bots”.

Comme vous pouvez donc l’imaginer, le champ des possibles est très vaste et varié ! Néanmoins, nous venons de passer en revue quelques cas d’utilisation de la RPA, une technologie ayant pour but non pas de détruire l’emploi, rassurons-nous, mais de considérablement changer et dynamiser notre façon de travailler.

J’admets que tout cela peut sembler très optimiste ! En effet, dans la pratique, l’expansion de la RPA se heurte parfois à certaines limites plus ou moins inattendues.

Quelles sont les limites ?

A travers mon expérience dans le domaine, j’ai constaté certaines limites au déploiement de solutions RPA.

Les limites peuvent tout d’abord être techniques. Du fait que la RPA intervient sur le front-end des applications, il est indispensable de travailler avec des GUI qui changent très peu. Attention donc à bien analyser en amont les use case à automatiser !

Une autre limite technique existe, celle-ci exclusivement liée aux unattended bots. Dans la mesure où ils interviennent sur des serveurs et donc directement sur des systèmes d’information, ils nécessitent la mise en place d’un peu d’infrastructure. Leur déploiement est ainsi plus complexe que pour les attended bots qui eux sont mis en production directement sur les postes de travail.

Il peut aussi exister d’autres limites, au-delà de l’aspect purement technique, comme par exemple la résistance au changement de la part du management.

De plus, la RPA est une technologie puissante mais qui se lance encore de façon isolée (souvent sous forme de POC). Elle doit s’intégrer dans une stratégie de digitalisation plus large (Machine Learning, Optical Character Recognition, Natural Language Processing etc..) pour pleinement profiter de son potentiel.

Enfin, la politique de l’entreprise (droits d’accès aux applications restreints, vérification des process à automatiser par les équipes compliance etc…) peut également être un frein au lancement d’initiatives RPA, ce qui est généralement plus le cas dans les grands groupes.

Conclusion

Aussi bien dans le secteur financier qu’industriel, la RPA a déjà commencé à booster la productivité de certaines entreprises comme Walmart, Deutsche Bank, American Express ou encore Ernst & Young.

Elle possède une place prépondérante dans la transformation digitale des entreprises et sa place sera encore plus importante dans les prochaines années puisque de toute évidence, nous maîtriserons encore mieux les processus de déploiement.

Ajoutons à cela l’intelligence artificielle et notre espace de travail est amené à devenir un monde où la robotique et l’Humain marcheront main dans la main, comme l’avait imaginé Isaac Asimov et ses fameux robots quelques décennies plus tôt !

Sources :

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